دورة إعداد الخطابات الإدارية

[قمر الغربية]

مقدمة
يتفاعل الناس في العالم ويتصلون ببعضهم يعبرون عن مشاعرهم وقضاياهم بثلاثة وسائل هامة ورئيسية هي :
1- الكتابة
2- الكلام ( الحديث )
3- لغة الجسد

يتوقف نجاح الموظف على درجة ومستوى إتقانه لتلك المهارات , وخاصة الكتابة والحديث , فالذين يستطيعون أن يعبروا عن أنفسهم بالكتابة يحققون نجاحاً كبيراً في العمل والمجتمع , والذين يستطيعون التعبير عن أنفسهم بالحديث من خلال الإجتماعات والتوجيه الشفوي والخطابة يحققون نجاحاً كبيراً في الإدارة والقيادة .

أنواع الكتابة الإدارية المطلوبة في الوظائف
1- الرسالة ( الخطاب )
2- المذكرة
3- التقرير

الرسائل الإدارية ( الخطابات )
تعتبر الرسالة الإدارية من أهم وسائل الإتصال التي تلجأ إليها المؤسسة للإتصال بالغير وتحقيق أهدافها .

أهمية الرسائل الإدارية :
1- أهم وسيلة لنقل المعلومات والأفكار والحلول في الأعمال المكتبية .
2- شكل توثيقي في الأعمال المكتبية .
3- لاينجح السكرتير اليوم دون إتقانه مهارات الكتابة وإلمامه بالحاسب الآلي .
4- وثيقة هامة لنقل المعلومات من مستوى إداري إلى مستوى إداري آخر .
5- تعرض فكرة الإدارة أو القسم نحو مشكلة أو موضوع ما وتقديم مقترحات تؤدي إلى حلول للمشكلة .
6- تولد الرسالة الجيدة تأثيراً كبيراً على قارئها .
7- تكون الإنطباع الجيد لدى القارئ لجودتها وشكلها وتنسيقها ودقة معانيها وتأثيرها .

أهداف الرسائل الإدارية :
1- إعلام القارئ بشيء مهم .
2- حثه على إتخاذ إجراء معين .
3- إعطاء سمعة طيبة عن جهة العمل .

بعض الرسائل الإدارية تسعى لتحقيق هدف واحد فقط من الأهداف السابقة والبعض الآخر يرمي إلى تحقيقها جميعاً .


مواصفات كتابة الرسائل الإدارية :
1- كتابة الرسائل الرسمية هي كتابة بلغة ليست أدبية لايتطلب الأمر أن تكون أدبياً لتنجح في كتابة الرسائل الإدارية لأن الرسالة الرسمية ليست قطعة أدبية مليئة بالخيال والجمال اللفظي .
2- أن الرسالة الإدارية أسلوب منطقي علمي متدرج في نقل المعلومات ومؤثر في طريقة عرضها بالأرقام والدلائل .
3- تختلف صياغة الرسالة في موضوع من شخص لآخر :
الناس يختلفون في أسلوبهم ومايملكونه من مفردات وطرق عرض يكتسبونها من تعليمهم وخبرتهم وممارساتهم .
4- الرسالة تتضمن موضوعاً واحداً وليس عدة مواضيع .
5- لابد من مراعاة الأجزاء الأساسية للرسالة حيث تتضمن الإفتتاحية ومتن الرسالة والخاتمة .

حبايبي الدرس الأول وكل 5 أيام حيكون فيه درس تابع للدورة بحول الله وأتمنى لكم كل الإستفادة وأدعولي

وحأكمل في نفس الموضوع .

أنتظر منكم أي إستفسارات

[محمد المحيا]

مجهود رائع قمر الغربية

موضوع الدروس يهم الكثيرين وبالتأكيد سيستفيدون منه في تطوير مهارات الكتابة الإدارية..

سنتابع معكِ هذه الدروس حتى النهاية إن شاء الله..

مشكورة وبالتوفيق دوماً..

[قمر الغربية]

محمد المحيا

مجهودي لايضاهي مجهودكم واتمنى متابعة هذه الدورة وبعون الله الكل حيستفيد

[أميرة العرب]

السلام عليكم
مشكورة ويعطيك العافية
اختي الكريمة قمر

معلومات قيمة ومفيدة
يحتاجها كل موظف,

سنتابعك بكل شغف
لكي نكتسب بعض الخبرات!

دمتِ بود

[عابده لله]

مساؤكِ جوري صديقتي الغالية

:)


بحق اجدتِ العرض فالهدف والفائدة كبيرة
بارك الله فيكِ وفي يمينك ..

وبما انه مجال دراستي الحالي فـسأتناول معك إن
سمحتِ لي عروض أخرى في ذات المجال ..
وحقاً كنت على استعداد لفتح ندوة بهذه الدراسات
تشمل دراسات اخرى قيمة سـ اعلن عن مفاجتها
قريب جداً واتمنى الجميع ان يشارك بها وتكن
الفائدة المرجوة ان شاء الله ..


مرة اخرى شكر دون انقطاع

:252:

.
.

عابده

[ألنشمي]

000
00
0


هلا قمر الغالية


يسعدك ربي في الدارين




جمعه مباركة



سنتابعك




وننتظر المزيد




بورك بيمينك




دمتِ بخير

[الساحره]

يسعد لي أيامك ...أختي قمر الغربية|548|

فعلا معلومات ونقاط مهمة ومفيدة في تطوير الخطابة والكتابة...

وحيستفيد منها الجميع ...وأولهم أختك الساحرة:130:

ويعطيك العافية :181:على الفكرة الجديدة والمفيدة في نفس الوقت

وحنستنى الباقي بس هاااا...:drr05_15:.نبغى شهادة في آخر الدورة..هههه

يسلموووو على الموضوع وتقبلي تحياااتي...ودمتي,,,|548|

[قمر الغربية]

أميرة العرب

أجمل مافي الموضوع هو تواجدك للمره على ماأعتقد الثانيه في موضوعاتي

لاتقطعيني فتواصلك معي مهم

[قمر الغربية]

النشمي

أشكر لك هذا التواجد الرائع في هذه الدورة وأتمنى متابعتك فهي مهمة

[قمر الغربية]

صديقتي الغالية عابده لله

أرحب بتواصلك ودعمك وزيادتك على دورتي وهو شرف لي أن تزيدي

وسأسعى جاهدة لولادة درة تجارية تكونين مشرفتها وأكون مساعدة لك فيها وهو مجال دراستي أيضاً

سعيدة بتواجدك عزيزتي

[قمر الغربية]

الساحره

تصدقي الشيء الوحيد اللي مو عارفه كيف أحاول أوصله لكم وهو شهادة الدورة

والمشكله المتابعين للدورة سيكون لديهم إختبار فيها وهو إعداد خطاب إداري

وأتمنى دعم الإدارة في شهادات الدورة

[قمر الغربية]

كيفية كتابة الرسائل الإدارية
أولاً : التصميم العام للرسالة :
يختلف التصميم العام للرسالة من مؤسسة لأخرى إلا أنها جميعاً تتفق على أن يكون في أعلاها البيانات الأساسية عن المنظمة المصدرة للرسالة كإسم المنظمة وأحياناً عنوانها ويلجأ البعض وخاصة المؤسسات التي تعمل في المجال التجاري إلى ذكر أرقام التليفونات والفاكس حتى تكون مرجعاً عند محاولة الإتصال الهاتفي .

ثانياً : تخطيط وتنظيم الرسالة
اختيار أسلوب وكلمات الرسالة
هناك الكثير من الكلمات والعبارات التي يمكن استخدامها في كتابة الرسائل الإدارية إلا أن اختيار الكلمات يرجع في كثير من الأحيان إلى :

رؤية كاتب الرسالة .
أولوية الأفكار التي ستتناولها الرسالة .
المستوى التنظيمي الذي ستتم به الكتابة .

إلا أنه يجب مراعاة :
1- قدر مناسب من الكلمات والعبارات الدالة على الإحترام والتقدير التي تحل محل عبارات الود والمجاملة في الإتصالات المباشرة التي تتم وجهاً لوجه .
2- إضفاء الطابع الشخصي على الرسالة : لأن الرسالة الفعالة هي التي يشعر فيها القارئ بأنك تعامله كإنسان لاجماد أو آلة .
3- يجب تجنب استخدام العبارات السلبية بقدر الإمكان وإذا كان هناك اضطرار لاستخدام كلمات أو عبارات سلبية في بعض الأحيان يجب عدم تكرار ذكرها في الرسالة بغرض التعزيز .
4- البعد عن استخدام العبارات الإيضاحية الكثيرة وتكرار الأسف والإعتذار والبعد عن استخدام الكلمات السلبية .
5- البعد عن استخدام العبارات التقليدية وعبارات التضخيم والتي تؤدي في بعض الأحيان لعدم وضوح الكتابة والظهور بمظهر التحيز اللاموضوعي .
6- استخدام الجمل المبنية للمعلوم في الكتابة لأن لها وقعاً أكبر من الجمل المبنية للمجهول لأنها تقدم للقارئ المعلومات والبيانات بصورة مباشرة ولاتدعه فريسة للشك والتخمين بعكس الحال في الجمل المبنية للمجهول .
7- التخلص من عبارات الحشو دون الإخلال بالمعنى العام للكتابة وذلك بالإلتزام بقواعد اللغة من حيث ترتيب الكلام فيذكر الفعل اولاً ثم الفاعل ثم المفعول به وحذف الكلمات الزائدة التي لاتضيف شيئاً لفهم القارئ ومعرفته .
8- التعبير عن مضمون الرسالة بأقل عدد من الكلمات دون الإخلال بالمعنى ولايجوز أن يكون الإختصار على حساب اكتمال الرسالة واحتوائها على البيانات اللازمة أو على حساب وضوحه وفعاليتها ويجب عدم الخلط بين الرسالة المختصرة وبين الرسالة القصيرة جداً ( البرقية )
9- استخدام الكلمات الدالة المحددة لزيادة وضوح الرسالة وسرعة فهم مضمونها والإبتعاد ماأمكن عن الكلمات والعبارات العامة غير المحددة التي تحتمل التأويل وتعدد المعاني وتسبب احتمالات الخلط وسوء الفهم مما يستدعي كتابة رسائل أخرى للإيضاح وتفسير الرسالة الأولى .
10 - تطبيق قواعد اللغة ومحاولة تجنب الأخطاء اللغوية والإملائية التي يقع فيها الكثير ويتحقق ذلك من الإلمام بقواعد اللغة العربية والرجوع للمعاجم والمراجع اللغوية عند الشك في صحة عبارة أو كلمة ما .

ثالثاً : مراجعة الرسالة
تعتبر الرسالة الإدارية مرآة لكاتبها كما أنها تعبر عن وجهة نظره ووجهة نظر مؤسسته ولذلك يجب العمل بكل دقة على سلامة البيانات الواردة بالرسالة وتنظيمها وإخراجها بالشكل اللائق وبالرغم من أن المسؤلية النهائية تقع على عاتق من يوقعها إلا أن كافة الشركاء في إعداد الرسالة يعتبرون مسئولين مسئولية تضامنية عن عملية المراجعة .

ولنا متابعة

[همسة عاشق]

ربنا يقويكي

وبالتوفيق إن شاء الله

[بلوتوث]

فكرة جميلة
.
.
ومجهود تشكرِ عليه
.
.
وإلى الأمام ياقمرنا
.
.
تقبلي تحياتي البلوتوثية

[قمر الغربية]

همسة عاشق

منورنا يالغالي وتسلم على إهتمامك

[قمر الغربية]

بلوتوث

وجودك هو الأجمل ومشكووور على تواجدك

[قمر الغربية]

أجزاء الرسالة وكيفية تنسيقها :

1- رقم الرسالة : تحمل كل رسالة رقماً حسب التصنيف التسلسلي المتبع في الإدارة .
2- تاريخ الرسالة : يطبع تحت رقم الرسالة ويفضل بالميلادي أيضاً
3- اسم وعنوان الجهة الراسلة : غالباً ماتكون لكل جهة ابواك رسمية مطبوع عليها اسم الجهة .
4- الموضوع : سطر يحدد موضوع الرسالة يوضع في الأعلى قبل بدء الرسالة ويكون في حدود 4-8 كلمات
5- المرفقات : تكتب أسفل التاريخ مباشرة ويكتب أمامها عدد ونوع المرفقات وفي حالة عدم وجودها يكتب ( بدون )
6- اسم الجهة المرسل إليها : تبدأ باللقب ( معالي . سعادة ) ويتم التركيز على الوظيفة لا بأس من كتابة الاسم يسبقه اللقب وأسفل الإسم اسم الوظيفة . جرت العادة على عدم كتابة الإسم والأفضل كتابته .
7- تحية الافتتاح : تستخدم في المملكة العربية السعودية عبارة السلام عليك ورحمة الله وبركاته وهي الأفضل وكثير من الرسائل الإدارية تستخدم عبارة : بعد التحية والإحترام .... وغير ذلك
8- جسم الرسالة : أهم أجزاء الرسالة وينقسم إلى 3 أقسام :
مدخل الرسالة : ويتم فيه الإشارة إلى رقم وتاريخ الرسالة التي يتم إعداد الرسالة رداً عليها .
المتن الرئيسي للرسالة : وتتضمن ترتيباً للأفكار والمعلومات وعرضاً منطقياً لها
خاتمة الرسالة : يتم فيها نقل مايأمله الكاتب من الرسالة من اتخاذ الإجراء المناسب أو المحدد ( نأمل , نرجو , نوصي , نقترح , نتطلع )
9- التحية الختامية للرسالة : وهي عبارة تختلف الإدارات في صياغتها وقد جرت العادة في المراسلات الحكومية على استخدام عبارات ( تقبلوا تحياتي , مع أطيب التحيات )
10- التوقيع : ويكون أسفل الرسالة على الجهة اليسرى ويتكون من :
وظيفة الموقع
رسم التوقيع
اسم الموقع
11- الرموزوالصور :
يضع ناسخ الرسالة رمزاً يستدل منه عند قراءة الرسالة على معرفة اسم الناسخ
يتم تأشير محرر الرسالة أسفل الرسالة على الركن الأيمن ( التركين )
لإعطاء الدلالة للمسؤول الأعلى أنها روجعت كما أنها تستخدم أحياناً لإعفاء المسؤول من تحمل المسؤلية .
الصور يتم من خلالها إبلاغ مضمون الرسالة إلى جهات أخرى بخلاف الجهة المرسل إليها أصل الرسالة وتكتب صورة مع التحية ..

تذكري أن عليك مراعاة

1- الإيجاز في الخطاب فالبلاغة هي مراعاة الكلام لمقتضى الحال
2- التعرف على من سيرسل له الخطاب قدر الإمكان
3- ليكن لديك ثروة لغوية وتجنبي الأخطاء التعبيرية والإملائية
4- إنزال الناس منازلهم دون مبالغة .
5- العلم بالأنظمة والتعليمات
6- الاكتفاء بموضوع واحد والتركيز عليه
7- تنسيق الخطاب شكلاً ومضموناً

انتظروا الدرس الأخير من هذه الدورة

تحياتي لكم .... قمر الغربية

[مفتاح]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ...

يعطيج العافية خيتو ..

وجزاج الله خير ..

دمتي بووووود ،،،

[زاد الركب]

جزاك الله كل خير يا قمر ..

مجهود كبير تستحقين الشكر عليه ..

وأتمنى إن كان بالإمكان وضع نماذج للرسائل الإدارية للتعرف أكثر على أجزاء الرسالة وكيفية تنسيقها ..

ولك خالص الشكر ..

.
.


زاد ( ... )

[قمر الغربية]

مفتاح

مشكوووور عزيزي ونورت دررنا الغالي

[قمر الغربية]

زاد الركب

الفائدة أهم شيء للجميع تتنشر ومن عيوني طلبك

[قمر الغربية]

تجنبي الكلمات السلبية التالية

نلومكم
تدعون
نرفض
تأخرتم
لايسرنا
نأسف
من المستحيل
غير راضين
لقد أزعجنا
تشكون
أخطأتم
غير مقبولاً لدينا
لايمكن
فشلتم
لسوء حظنا
خيبتم الآمال
أتلفتم
غير مرغوب فيه
لقد أهملتم
ترددتم
غير مريح لنا
نكره
غير قادرين
غير عادل

حولي العبارات السلبية لإيجابية

عبارات سلبية

1- لقد تأخرتم كثيراً في رفع ميزانيه إدارتكم
2- لايمكننا قبول تقريركم لفشل إدارتكم في إكمال تعبئة النماذج
3- لايمكن الرد على رسالتكم وإرفاق المطلوب قبل العاشر من محرم
4- لم تقرؤه جيداً وأتت ردودكم بعيدة عن المطلوب

العبارات بإيجابية
1- إننا في إنتظار استلام ميزانية إدارتكم
2- نرجو إعادة النظر في التقرير المرفوع لنا واستكمال أجزائه بدقة وذلك لتقديم الخدمة المطلوبة
3- سيكون الرد جاهزاً بالصورة المطلوبة في العاشر من محرم
4- إننا نفهم ردكم ونرجوأن تتاح لكم الفرصة لقراءة خطابنا ودراسته

الحشو :

حولي العبارات السلبية لإيجابية

عبارات سلبية

1- هناك الكثير من الأساليب التي يمكننكم الإختيار من بينها
2- هناك العديد من البدائل التي يمكنكم أن تفاضلوا بينها
3- من المعتقد أننا سوف نحقق في المستقبل أهدافنا المرجوة
4- هناك زيادات قد تحققت في معدلات النمو بشكل أثر إيجابياً على تقدم العمل

عبارات إيجابية

1- ويمكن الإختيار من بين عدة أساليب
2- يمكنكم المفاضلة بين عدة بدائل
3- أعتقد أن أهدفنا ستتحقق
4- لقد أثرت الزيادة في معدل النمو على تقدم العمل

انتهينا حبايبي وأخيراً والله شيء متعب بس لخاطر عيونكم أعمل المستحيل

مصادر المعلومات
1- د. سعد المسعودي : مهارات التواصل . جدة : جامعة الملك عبدالعزيز , مركز تطوير التعليم الجامعي
2- د.عبدالرحمن توفيق : السكرتارية : مهرات تنظيم وإدارة العمل . ج 1 . القاهرة : مركز الخبرات المهنية للإدارة
3- وزارة العدل : رسالة التطوير الإداري , ع 9
4- د.عبدالرحمن توفيق : السكرتارية : الاتصالات التحريرية . ط3 . القاهرة : مركز الخبرات المهنية للإدارة
شكل مبسط للتقرير
المملكة العربية السعودية
وزارة التعليم العالي
جامعة الملك عبدالعزيز
كلية الإدارة والإقتصاد
شطر الطالبات



رقم الخطاب : 608
التاريخ : 2-6 - 1428 هـ
الموضوع : المشاكل
المرفقات : بدون

سعادة د . نعيمة بنت بكر بوقري سلمها الله

وكيلة كلية الإقتصاد والإدارة

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

اشارة إلى المشاكل التي واجهت الطالبات عند تطبيق الخطة المطورة بأثر رجعي واللاتي لم تتم لهم معادلة المواد بسبب عدم تطبيق الخطة المطورة

وعليه نأمل منكم التكرم في مخاطبة الجهات المختصة لحل هذه المشكلة

وتفضلوا بقبول تحياتي

طالبات كلية الإقتصاد والإدارة




حبايبي أتمنى إنكم استفدتوا ومع السلااااااااااااااامة في دورات جديدة

[قمر الغربية]

وهل من متابع ؟

[ألنشمي]

000
00
0


الله يقويك قمر






متابعين



طيب هاي بنطبقها من زمااااااااااااااااااااان




فائدة





لمحرري المراسلات




والسكرتارية





وللكل






مشكورة على




هالجهد الطيب

[قمر الغربية]

شاعرنا

شاكره لإهتمامك